۰.۲ كيف يمكنني وضع خطة عمل لعملية التحول الرقمي للرواتب؟
اليوم الأول للدفع الرقمي
لا يزيد عن ۲٥ ٪ من العمالة
العمال الذين لديهم معرفة بالتكنولوجيا. سيكون لديهم بالفعل حساب رقمي.
الخطوة التالية
اليوم الثاني للدفع الرقمي
٥۰ ٪ من العمالة يتم الدفع لهم رقمياً
- عمال متعلمين وسريعي التعلم.
- العمال الأصغر في السن.
الخطوة التالية
اليوم الثالث للدفع الرقمي
۷٥ ٪ من العمالة يتم الدفع لهم رقمياً
- العمال الأقل في المستوى التعليمي. تحتاج المزيد من الوقت للحصول منهم على المستندات مُجمعة.
الخطوة التالية
اليوم الرابع للدفع الرقمي
۱۰۰ ٪ من العمالة يتم الدفع لهم رقمياً
- العمال الأقل استعداداً للتحول الرقمي
- خذ وقتاً كافياً لعملية التخطيط لحدوث التحول الرقمي على مراحل.
- شجع العمال على البدء في تجهيز الأوراق/الوثائق المطلوبة لفتح الحسابات بمجرد الموافقة على خطة العمل.
۱.۲ كيف يمكن إشراك المديرين المتوسطين والعمال؟
أ. إبلاغ وإعداد الإدارة الوسطى
أثناء عملية التحول الرقمي للرواتب في المصنع، من الضروري إبلاغ وإعداد الإدارة الوسطى والحصول على الدعم من ناحيتهم فهم يلعبون دورًا رئيسيًا في ضمان التحول الناجح ، وطمأنة العمال خلال يوم الدفع الرقمي للرواتب ومساعدة العمال على فهم كيفية استخدام حساباتهم.
-
مثال لجدول أعمال اجتماع الإدارة الوسطى
- ۱. أهمية وفوائد التحول الرقمي.
- ۲. قصص نجاح من مصانع أخرى.
- ۳. نظام الدفع الجديد، ميزات الحساب والرسوم، والجدول الزمني للتحول الرقمي.
- ٤. الدعم المقدم خلال الفترة الانتقالية، والحاجة إلى تدريب العمال على كيفية استخدام حساباتهم الجديدة.
ب. إِشراك العمال
عقد اجتماعات مفتوحة (وهي اجتماعات تضم ممثلين عن كل أطراف عملية التحول الرقمي للرواتب)
يوصى بعقد اجتماعين مفتوحين مع الإدارة الوسطى والعمال ، بدعم من مُقدِم الخدمة المالية:
- في الاجتماع الأول يجب أن يتم إبلاغ العمال بنظام الرواتب الجديد وكيفية فتح الحسابات. يجب أن يُعقد هذا الاجتماع بالقرب من موعد بدء عملية التحول الرقمي.
- الاجتماع الثاني يجب أن يتم عقده قبل يوم دفع الرواتب مباشرة لمساعدة العمال في الوصول إلى حساب المرتب الجديد واستخدامه.
-
مثال لجدول أعمال الاجتماع المفتوح الأول:
إبلاغ العمال عن عملية التحول الرقمي للرواتب
- ۱. الدفع الرقمي وفوائده
- ۲. الجدول الزمني لعملية التحول الرقمي للرواتب
- ۳. عملية فتح الحساب والأوراق/الوثائق المطلوبة
- ٤. تقديم فريق مُقدِم الخدمات المالية للعمال وشرح طرق التواصل معهم أثناء عملية التحول الرقمي.
- ٥. أسئلة وإجابات
-
مثال لجدول أعمال الاجتماع المفتوح الثاني:
تجهيز العمال لاستخدام حساب الرواتب الرقمي
- ۱. شرح كيفية استخدام الحساب
- الوصول إلى الحساب
- التحقق من الرصيد
- سحب وإيداع
- تحويل الأموال
- ۲. الجدول الزمني لعملية التحول الرقمي
- ۳. عملية فتح الحساب والأوراق/الوثائق المطلوبة
- ٤. تقديم فريق مُقدِم الخدمات المالية للعمال وشرح طرق التواصل معهم أثناء عملية التحول الرقمي.
- ٥. أسئلة وإجابات
تنظيم الاجتماعات المفتوحة الخاصة بالمشروع بشكل ناجح
- من: دعوة جميع العمال إلى حضور الجولة الأولى من الاجتماعات المفتوحة، بحيث يحضر ما يُقارب ۱۰۰ عامل لكل اجتماع. بالنسبة للجولة الثانية من الاجتماعات المفتوحة، يتم فقط دعوة العمال المقبلين على الحصول على رواتبهم بالطريقة الرقمية لأول مرة.
- متى: تجنب الأوقات التي يكون فيها العمال مُتعبين أو جائعين.
- كيف: استخدام نظام إعلان / صوت عام حتى يتمكن الجميع من الاستماع. و يتم عرض مقاطع فيديو إن أمكن.
- المدة: وضع ساعة لكل اجتماع مع تخصيص وقتًا بعد الجلسة للعمال ، وخاصة النساء ، لطرح أسئلة إضافية.
- يجب استخدام الملصقات و الوسائل الأخرى لرفع مستوى الوعي - اطلب من مقدم الخدمة المالية مشاركتها معك إن وجدت.
- يجب عمل إعلانات باستخدام نظام الإعلان العام في المصنع لمشاركة الرسائل الرئيسية حول مزايا وخصائص نظام الرواتب الجديد، والتوعية للحماية من الاحتيال ، خاصة قبل يوم الدفع مباشرةً.
- يجب توفير تدريب إضافي للعمال على المنتجات المالية و بناء قدراتهم تجاهها - مثل تدريب RISE Transform Financial Health على التحول الرقمي للرواتب.
- يجب استخدام التدريب الرقمي المقدم في قسم العمال في أداة التعلم هذه لإشراك العمال في عملية التحول ومن ثم تعزيز المعرفة لديهم.
وضع احتياجات النساء العاملات في الإعتبار و توفير الدعم لهن
| التحديات التي من الممكن أن تواجهها السيدات | الحلول المقترحة |
|---|---|
| غالبا لم يسبق لهؤلاء السيدات استخدام الخدمات المالية من قبل. | تدريب مجموعة صغيرة من السيداات العاملات اللاتي لديهن قدرة على التعلم السريع ولديهن مهارات تواصل جيدة، بحيث يمكنهن تقديم الدعم لأقرانهن. |
| ربما تحتفظ بعض النساء بجزء من رواتبهن النقدية بهدف الإدخار الشخصي، قبل أن يسلمن رواتبهن إلى أسرهن. وبالتالي فإن زيادة شفافية الرواتب الرقمية قد تشكل قلق بالنسبة لهن. وفي بعض الحالات الإستثنائية، قد يؤدي هذا إلى إلحاق الضرر إذا اكتشفت الأسر أنهن كُن يُخفين المال. | تحديد العاملات الأكثر تأثرًا بنظام الرواتب الرقمية الجديد و التعاون مع فريق العمل ومُقدِم الخدمة المالية لتوفير دعم إضافي لهن وتطوير حلول للمنتجات والخدمات المالية إذا لزم الأمر. و يتم توفير التدريب الخاص بمشروع التحول الرقمي للرواتب HERfinance الذي يتضمن وحدة تدريبية عن التحدث عن الأمور المالية مع أفراد العائلة (و يتم هذا التدريب وجهًا لوجه، باستخدام جزء العمال في أداة التعلم هذه). و يتم تحديد الموارد اللازمة لدعم وإحالة النساء المعرضات لخطر العنف. |
| قد تحتاج بعض النساء إلى إذن من أزواجهن أو أبائهن لاستخدام الخدمات المالية. | قم بإعداد خطابات تفيد أن المصنع يطلب من الموظفين فتح حساب مالي لتلقي رواتبهن من خلاله. حيث أن إثبات أن متطلبات العمل تقضي باستخدام حساب رقمي قد يؤدي إلى تراجع المعارضة من جانب أسرهن. |
التواصل مع ممثلي العمال
من المهم أن يتم التأكد من إشراك ممثلي العمال. ومن الأفضل أن يتم دعوتهم الى اجتماع إعلان إنطلاق مشروع التحول الرقمي للرواتب، وأن تُعقد اجتماعات لشرح فوائد التحول الرقمي بالنسبة للعمال ولبناء الثقة معهم.
۲.۲ ما الذي يجب أخذه في الاعتبار عند فتح الحسابات للعمال؟
يجب أن يعمل قائد المشروع مع كلٍ من مُقدِم الخدمة المالية وقسم الموارد البشرية والإدارة الوسطى من أجل دعم العمال للحصول على المستندات المطلوبة والحصول على الوقت الكافي لفتح الحسابات.
أسئلة يجب أخذها في الاعتبار
- ما هي المستندات المطلوبة لفتح حساب الرواتب الجديد؟ وإذا لم تتوافر هذه المستندات لدى العمال بالفعل، فأين وكيف يمكنهم الحصول عليها؟
- كم من الوقت يستغرقه مقدم الخدمة المالية لإنشاء حسابات الرواتب الرقمية و تنشيطها؟
- كيف سيدعم مُقدِم الخدمة المالية العمال الذين تنقصهم بعض المستندات؟ هل يمكنهم الدعم من خلال التحقق من الوثائق قبل إستلامها؟ وذلك لتقليل حدوث أي تأخير في حالة وجود أخطاء في مليء النماذج، أو توقيعات غير متطابقة أو مستندات مفقودة.
- هل يستطيع مقدم الخدمة المالية إيفاد مندوبين إلى المصنع لدعم العمال في فتح الحسابات أثناء ساعات العمل؟
- هل يتم التحول الرقمي للرواتب من خلال حسابات المحفظة الرقمية؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فهل يمتلك العمال هواتف ذكية وهل لديهم شرائح رقمية/ بطاقات SIM مسجلة بأسمائهم؟ وإذا لم يكن الأمر كذلك، فكيف يمكن مساعدتهم؟
۳.۲ كيفية إعداد كشوف الرواتب الرقمية
حدد العمال الذين سيكونون جزءاً من الدفعة الأولى
سيقوم المدير المسئول عن كشوف الرواتب بتحديد عدد العمال بالتنسيق مع مديرالمشروع، ومن أي إدارات/أقسام/خطوط إنتاج سيتم تحويل رواتب العمال التابعين لها إلى نظام الرواتب الرقمية وطبقاً لأي ترتيب.
إعداد قائمة بأرقام حسابات العمال
يحتفظ المدير المسئول عن كشوف الرواتب بقاعدة بيانات تشمل البيانات التالية لكل عامل: الاسم، ورقم بطاقة تعريف العامل في المصنع، وخط الإنتاج، والقسم، ورقم الحساب وحالة نشاط الحساب، ويتم تحديث قاعدة البيانات شهريًا.و من الضروري الحفاظ على بيانات حسابات العمال وأرقام هواتفهم في ملف سري آمن لمنع استخدامها في الإحتيال. ويجب ألا يتم إرسال هذا الملف عبر البريد الإلكتروني إلى مقدم الخدمة المالية دون أن تتم حمايته بكلمة مرور.
- الاهتمام بالتفاصيل والمواعيد النهائية يشكل عنصراً أساسياً في إعداد كشوف الرواتب
- يجب التأكد من أن شخصين على الأقل يعملون معاً لإدراج ومراجعة أرقام الحسابات في قائمة العمال
- يجب ضمان حصول مقدم الخدمة المالية على المعلومات الخاصة بالعاملين في الوقت المحدد لتجنب أي تأخير
التأكد من دفع الرواتب للعمال الذين لديهم حساب نشط فقط
- ينبغي على المدير المسئول عن كشوف الرواتب ومقدم الخدمة المالية التحقق من حالة نشاط كل الحسابات.
- إذا كان يتم استخدام الأجهزة المحمولة/المحفظة الرقمية لدفع الرواتب، فسوف يتحقق المدير المسئول عن الرواتب من أن كل العاملين في قائمة الرواتب لديهم شرائح رقمية/ بطاقات SIM مٌفعَلَة
لمنع وتجنب الاحتيال، يجب الاستمرار في تذكير العمال بأهمية عدم مشاركة بياناتهم مطلقًا، والإبلاغ عن أي مكالمات احتيال قد يتلقونها. كما يجب أيضًا على مقدم الخدمة المالية مشاركة مواد توعية عن الوقاية من الاحتيال.
يجب على المصنع الحفاظ على سرية أرقام حسابات العمال وأرقام هواتف المحمول ومبالغ الرواتب، كما يجب السماح فقط للأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على السرية والأمان بالإطلاع على هذه البيانات.
إرسال كشف رواتب العمال وتحويل المبالغ المالية اللازمة لدفع الرواتب
يقوم المدير المسئول عن الرواتب بملء النموذج الذي يقدمه مقدم الخدمة المالية بخصوص إعطاء التعليمات بشأن دفع الرواتب وتحويل الأموال إلى حساب مقدم الخدمة المالية.
تأكيد يوم الدفع
ينسق المدير المسئول عن الرواتب مع كلٍ من مدير المشروع ومقدم الخدمة المالية لتأكيد وقت وتاريخ يوم دفع الرواتب.