۰.۱ كيف يمكنني تكوين فريق عمل لمشروع التحول الرقمي للرواتب ؟
أ. تعيين قائد للمشروع
يجب مراعاة هذه الأسئلة عند اختيار قائد مشروع
۳. هل هي/هو مُؤيَدُون من قِبل الادارة العليا؟
السؤل التالي
يجب مراعاة هذه الأسئلة عند اختيار قائد مشروع
٤. هل هي/هو ماهرون في التخطيط للتحديات وحلها؟
دور قائد المشروع ومسئولياته
- قيادة عملية التحول الرقمي بدعم من فريق العمل المسئول عن المشروع.
- الحصول على الدعم من العمال وممثليهم من أجل التحول الرقمي، بما في ذلك العمال الأكثر تأثراً وخاصة النساء.
- إدارة أنشطة التحول الرقمي، بما في ذلك فتح الحساب وتدريب العمال، بالتعاون مع مُقدم الخدمة الرقمية لحساب الرواتب.
- إدارة وتخفيف المخاطر المتعلقة بالنظام الرقمي، من خلال الربط بشكل وثيق بين كلٍ من فريق العمل الرقمي، ومُقدم خدمة الرواتب الرقمية، وممثلي العمال.
- العمل بشكل وثيق بين كلٍ من قسم الموارد البشرية، والحسابات وأقسام الإنتاج والشكاوى لضمان دعمهم في عملية التحول الرقمي.
لضمان انتقال سلس للنظام الرقمي الرواتب، فمن المهم أن يتواصل قائد المشروع مع فريق العمل، ومديري الأقسام، والمديرين المتوسطين، وممثلي العمال، والعمال، وخاصة النساء، قبل شهرين على الأقل من البدء في تحويل الرواتب رقميا.
ب. تكوين فريق عمل لمشروع التحول الرقمي للرواتب
دور الإدارة المالية/ الحسابات
- اختيار مُقدِم الخدمة المالية
- فتح حساب شركات/مؤسسات
- إرسال كشف الرواتب إلى مُقدِم الخدمة المالية في الوقت المحدد
- التأكد من تَوفُر الأموال في حساب الشركة
- إتخاذ الإجراءات التصحيحية في حالة عدم سداد المدفوعات
- التعاون مع مُقدِم الخدمة المالية في عملية مراقبة أي تغييرات متعلقة بـ الحد الأقصى لمعاملات دفع الرواتب والحد الأقصى لمعاملات السحب النقدي، والوثائق القانونية المطلوبة لفتح الحسابات الرقمية.
دور أقسام الإنتاج
مساعدة قسم الموارد البشرية في:
- تدريب العمال
- فتح حسابات العمال
- إدارة يوم دفع الرواتب
دور أقسام الموارد البشرية والشكاوي
- إشراك العمال وتثقيفهم بشأن التحول إلى نظام الرواتب الرقمية ومميزاته
- تقديم الدعم في فتح الحسابات وتدريب العمال
- مراقبة عملية التحول الرقمي
- توفير الدعم واكتشاف الأخطاء والتدخل لإصلاحها
شجّع جميع أعضاء فريق عمل المشروع على إكمال أداة التعليم التقني لمشروع RISE Transform Financial Health للرواتب الرقمية.
١.١ كيف يمكنني اختيار مُقدِم الخدمة المالية؟
أ الاعتبارات الأساسية عند اختيار مُقدِم الخدمة المالية
- كم تكلفة الرسوم التي سيتكلفها العمال لسحب رواتبهم سواء من أجهزة الصراف الآلي الخاصة بمُقدِم الخدمة المالية، أو أي مصادر أخرى؟ هذه الرسوم من شأنها أن تكون عامل غير محفز للعمال، فكيف يتسنى لنا أن نخفض أو نخفف هذه الرسوم؟ هل يمكن للمصنع تغطية هذه التكاليف نيابةً عن العمال؟
- هل يفرض نظام الرواتب الرقمية أي رسوم يتحملها المصنع نفسه، وإذا كان هذا صحيحًا فكم هو المبلغ؟
يجب أن يكون العمال والمصنع على حد سواء قادرين على تحمل تكلفة الرسوم التي يخصمها مُقدِم الخدمة المالية . من المهم تضمين جميع الرسوم والتكاليف ضمن تحليل دراسة جدوى المشروع. ومن الضروري أيضاً معرفة الاحتياجات والتفضيلات المالية للعمال وخاصة النساء. على سبيل المثال، إذا كان بمقدور العمال توفير الوقت والتكاليف المترتبة على إرسال الأموال إلى أسرهم من خلال النظام الرقمي للرواتب ، فمن المرجح أن يسارعوا إلى التسجيل في نظام الرواتب الرقمية الجديد.
- هل يملك مُقدِم الخدمة المالية القدر الكافي من السيولة النقدية التي تسمح للعمال بسحب أجورهم في يوم صرف الرواتب ؟ هل من الممكن أن يتم زيادة ذلك من خلال إضافة ماكينات صراف آلي إضافية أو ماكينات صراف آلي متنقلة في يوم صرف الرواتب ؟ هل هناك ما يكفي من ماكينات الصرآف الآلي الخاصة بمُقدِم الخدمة المالية في محيط المصنع وفي محيط منازل العمال؟ هل يتم إعلام مقدمي الخدمات المالية المحيطين بالمصنع بعملية التحول الرقمي لرواتب العمال وتجهيزهم للتعامل مع العمال؟
- ما هو ضغط الطلبات الأخرى على ماكينات الصراف الالي القريبة والتي سيستخدمها العمال (أي هل هناك مصانع أخرى في المنطقة ستستخدم نفس ماكينات الصراف الآلي في نفس اليوم)؟
- ما هي الخطوات المُتَبعة للإبلاغ عن مشاكل ماكينات الصراف الآلي وإصلاحها؟ إذا نَفَذَت أموال ماكينة الصراف الآلي في يوم دفع الرواتب، فما المدة المطلوبة لإعادة ملئها؟
اطلب من مُقدِم الخدمة المالية عمل خريطة أو تحديد أماكن ماكينات الصراف الآلي وتوضيح قدرة تلك الماكينات على تلبية الطلب النقدي للعمال في يوم دفع الرواتب/ على سبيل المثال، إذا كان لدينا ٥۰۰ عامل، يتقاضى العامل الواحد ما يُقارب ال۱٥۰۰ جنيه، فبإمكانهم أن يسحبوا ما يصل إلى ۷٥۰,۰۰۰ جنية في يوم صرف الرواتب. لذلك يجب التأكد من قدرة أجهزة الصراف الآلي المحيطة و مُقدمي الخدمات المالية المحيطيين على تلبية هذا الطلب.
- أين توجد ماكينات الصراف الآلي ومُقدمي الخدمات المالية الموجودين في محيط المصنع ومجتمعات العمال ـ كيف يستطيع العمال الوصول إليها؟ هل هناك أي مخاوف تتعلق بالأمن والسلامة، وخاصة بالنسبة للنساء؟
- ما مدى تغطية وانتشار ماكينات الصراف الآلي ومقدمي الخدمات المالية على مستوي الدولة بمحافظاتها كلها؟ هل سيتمكن العمال من الحصول على أجورهم عندما يعودون إلى مناطق سكنهم خلال العطلات؟
- إذا ما وضعنا في الاعتبار خدمة استلام الرواتب على الأجهزة المحمولة، هل يغطي مشغلي شبكات الهاتف المحمول محيط المصنع ومناطق سكن العمال؟
ولنأخد في عين الاعتبار هنا الأماكن التي قد يرغب العمال في الوصول إلى ماكينات الصراف الآلي فيها ــ على سبيل المثال في مجتمعاتهم، أو في القُرى التي يسكنون فيها ــ والأخذ في الاعتبار أيضاً احتياجات النساء، وكيف سيتمكّنَ من الوصول إليها
- ما هو الدعم الذي يمكن أن يقدمه مُقدِم الخدمة المالية أثناء عملية التحول الرقمي وفي يوم دفع الرواتب؟
- كيف سيعمل فريق عمل مشروع التحول الرقمي مع مُقدِم الخدمة المالية لتحديد والحد من أي مشاكل مرتبطة بالتحول الرقمي (مثل فتح الحساب أو إعادة تعيين الرقم السري)؟
- كيف يتعامل مُقدِم الخدمة المالية مع قضايا الاحتيال إذا حدثت؟
يجب خلق علاقة عمل إيجابية وجيدة مع مُقدِم الخدمة المالية لضمان الالتزام والدعم من جانبه في حالة حدوث مشاكل.
- كم عدد النساء العاملات في المصنع وكم منهن يتمتعن بخبرة في الخدمات المالية؟ ما الدعم المتوفر لمساعدتهم على تعلم كيفية استخدام خدمة الرواتب الرقمية الجديدة؟
تحديد النساء العاملات الأكثر تأثُراً (اللاتي لديهن مستويات تعليم أقل أو أقل إستخدامًا للخدمات المالية) والعمل مع مُقدِم الخدمة المالية لتوفير دعم إضافي لمساعدتهن على الوصول إلى نظام الرواتب الجديد واستخدامه. قد يشمل ذلك الدعم التواجد في الموقع في يوم دفع الرواتب.
ب. مسئوليات مقدم الخدمة المالية
الخطوة ۸/۱
تدريب فريق عمل مشروع التحول الرقمي على كشوف المرتبات الرقمية وبناء القدرات داخل قسم الموارد البشرية من أجل تقديم التعليم والتدريب والدعم اللازم للعمال.
الخطوة التالية
الخطوة ۸/۲
التأكد من أن عملية التحول الرقمي واضحة لفريق الشؤون المالية/الحسابات و لديه مواعيدها النهائية لضمان دفع سلس للمرتبات خلال يوم دفع المرتبات.
الخطوة التالية
الخطوة ۸/۳
حضور الاجتماعات المجمعة التي تضم العمال لإبلاغهم وتجهيزهم للنظام الجديد لدفع المرتبات
الخطوة التالية
الخطوة ۸/٤
دعم عملية فتح حساب العامل وتنشيطه
الخطوة ۸/٥
تقديم خريطة لجميع النقاط المتاح من خلالها سحب النقدية في محيط المصنع وفي مجتمعات العمال. ويتضمن أيضاً توضيح مدي الطلب على تلك النقاط.
الخطوة ۸/٦
ضمان توافر الأموال النقدية في محيط المصنع وتوافر الدعم المباشر للعمال والإدارة، وخصوصاً في يوم دفع المرتبات.
الخطوة ۸/۷
توفير الدعم المستمر لفتح الحسابات للعمال الجدد، وإبقاء الفريق المالي مطلعاَ على آخر التحديثات بشأن أي تغييرات تطرأ على ميزات الحساب ونظامه وقواعده
الخطوة ۸/۸
تقديم المزيد من الخدمات البنكية لعمال المصنع مثل الإدخار والتأمين، عند توفرها لدى مُقدِم الخدمة المالية.
٢.١ كيف يمكن تنظيم اجتماع إعلان إنطلاق مشروع التحول الرقمي للرواتب؟
من الضروري تنظيم اجتماع إعلان إنطلاق المشروع مع كبار المديرين ورؤساء الأقسام وممثلي العمال، للمشاركة في خطط التحول الرقمي والحصول على دعمهم. يجب أيضًا دعوة مُقدِم الخدمة المالية لمشاركة تفاصيل خدمة الرواتب الرقمية، إن أمكن.
ضع في الاعتبار دعوة مدير من مصنع آخر يعمل بنظام الرواتب الرقمية لمشاركة خبرته/خبرتها.